O czym musi pamiętać organizator, aby zapewnić dobre tłumaczenie w trakcie konferencji?

O czym powinien pamiętać organizator, aby zapewnić dobre tłumaczenie w trakcie konferencji? Jak wybrać odpowiednich tłumaczy? O czym pamiętać przed konferencją, o czym nie zapomnieć  w trakcie, a co warto zrobić po zakończeniu wydarzenia?

Wybór tłumaczy

Niezależnie od tego, czy wybór i zakontraktowanie tłumaczy zlecamy agencji, czy też robimy to sami, zawsze należy domagać się udokumentowania (np., w formie CV) doświadczenia tłumaczy w dziedzinie tłumaczeń symultanicznych oraz branży, której dotyczy konferencja.  A potem należy sprawdzić, czy tłumacz obecny na naszej imprezie, to ta sama osoba, której referencje nam okazano! Zbyt często zdarza się, że pozbawieni skrupułów pośrednicy zapewniają potencjalnych klientów o rzekomo znakomitych kwalifikacjach swoich tłumaczy (i za takie wystawiają rachunek!), gdy w rzeczywistości rekrutują wyłącznie za pośrednictwem internetowych platform osoby bez doświadczenia, za to godzące się na bardzo niskie wynagrodzenie. Aby uchronić się przed niemiłą niespodzianką w trakcie imprezy, należy zawsze sprawdzić CV tłumaczy, którzy mają obsługiwać imprezę.

Przed konferencją

Tak jak mówcy przygotowują się przed swoim wystąpieniem, tak i tłumacze przygotowują się przed każdym zleceniem. W trakcie tłumaczenia na żywo nie ma czasu na zastanawianie się, przypominanie, poszukiwanie tego najwłaściwszego słowa – to jest praca, którą tłumacz wykonuje przed wejściem do kabiny. W tym celu przed zleceniem zapoznaje się z dostępnymi materiałami referencyjnymi – przegląda strony internetowe poświęcone danej tematyce, czyta artykuły, biografie mówców i ogląda dostępne w Internecie ich wcześniejsze wystąpienia, a przede wszystkim dokładnie czyta teksty wszystkich prezentacji i wystąpień przesłane mu przez organizatora konferencji. Wszelkie wątpliwości i niejasności terminologiczne musi sobie wyjaśnić ZANIM wejdzie na salę, gdyż w trakcie tłumaczenia na żywo nie ma już na to czasu. Dlatego tak niezmiernie ważne jest przekazanie tłumaczom przez organizatora konferencji wszelkich materiałów umożliwiających dobre przygotowanie się, są to:

·         szczegółowy program spotkania,

·         prezentacje otrzymane od mówców (w formacie .ppt lub .pdf),

·         lista mówców z informacjami jakie instytucje czy organizacje reprezentują.

Co zrobić jeśli osoba występująca na konferencji nie prześle swojej prezentacji z odpowiednim wyprzedzeniem?

Z różnych powodów czasami i tak się zdarza. W takiej sytuacji koniecznie należy przekazać tłumaczom informacje kim jest ten mówca, jaką instytucję reprezentuje i jaki będzie temat jego prezentacji – im więcej informacji, tym lepiej.

Informacje te powinny dotrzeć do tłumaczy na kilka dni przed rozpoczęciem wydarzenia, aby mieli czas na dokładne ich przestudiowanie. Dobrą praktyką jest także przesyłanie pakietu informacji praktycznych, które obejmują:

·         wskazówki na temat dojazdu na miejsce i ewentualnych miejsc parkingowych;

·         w przypadku dużej konferencji odbywającej się w kilku salach jednocześnie – rozkład sal z rozpisaniem, w której sali pracować będą poszczególni tłumacze;

·         wskazówki dotyczące przewidywanego posiłku: jeśli przewidywane są posiłki dla uczestników, zwyczajowo tłumacze również są uwzględniani, jeśli miałoby być inaczej, należy koniecznie o tym poinformować z wyprzedzeniem;

·         dane kontaktowe osoby na miejscu, z którą tłumacze powinni się kontaktować w pilnych sprawach organizacyjnych.

Niekiedy w programie konferencji znajduje się wyświetlenie krótkiego filmu lub klipu wideo. W takiej sytuacji tłumacze muszą bezwzględnie mieć możliwość obejrzenia filmu PRZED konferencją. Szczególnie jeśli tekst w filmie czytany jest przez lektora lub podany w formie napisów i ma zostać przetłumaczony na żywo, tłumacze muszą wcześniej przygotować sobie tekst. Wynika to stąd, że czytanie odbywa się wielokrotnie szybciej niż mowa, a tekst pisany (tekst lektorski) ma inną strukturę niż swobodna wypowiedź i tłumaczenie na żywo takiego tekstu trwa dłużej niż pozwalają na to warunki tłumaczenia symultanicznego. Generalnie obowiązuje zasada: tekst czytany = tłumaczenie jest również odczytywane.

W trakcie konferencji

Nie przeszkadzać!

Tłumacze w kabinach pracują bardzo intensywnie i w ogromnym skupieniu, a od efektu ich pracy w dużym stopniu zależy sukces konferencji. Drzwi do kabin w trakcie pracy pozostają zamknięte i w żadnym wypadku nikt nie powinien ani tam wchodzić, zaglądać, pukać, czy w inny sposób odwracać uwagi tłumaczy od tego co dzieje się na mównicy. Dobrą praktyką jest takie ulokowanie kabin, aby uczestnicy ani nie siedzieli, ani nie musieli przechodzić zbyt blisko, gdyż rozpraszanie uwagi może spowodować gorszą jakość tłumaczenia.

Woda!

W kabinach powinny znajdować się szklanki i woda dla tłumaczy – będą w końcu mówić przez kilka godzin, woda pozwala im utrzymać świeżość głosu przez cały dzień.

Tłumacze słyszą tylko to, co powiedziane zostało do mikrofonu!

Kabiny tłumaczeniowe są dźwiękoszczelne, a tłumacze zakładają słuchawki, przez które słyszą mówcę mówiącego do mikrofonu. Dzięki temu odizolowani są od wszelkich innych dźwięków, co pozwala im na pełne skupienie się i nieprzerwane tłumaczenie symultaniczne. Oznacza to, że słyszą jedynie to, co zostało powiedziane do mikrofonu. Zbyt często zdarza się, że w trakcie dyskusji uczestnicy zabierają głos nie czekając na podanie mikrofonu uważając, że „mam przecież donośny głos” – niestety, nawet najbardziej donośny głos nie dociera do słuchawek tłumaczy i obcojęzyczna część uczestników jest w tym momencie pozbawiona tłumaczenia.

Jeden mikrofon!

W przypadku, gdy na sali rozlokowane są mikrofony stacjonarne na stołach, częstą przypadłością jest pozostawianie takich mikrofonów włączonych –na przykład po zadaniu pytania. W takiej sytuacji tłumacze słyszą w słuchawkach nie tylko głos aktualnego mówcy, ale także stuk filiżanek, szelest papieru, rozmowy uczestników… to wszystko zagłusza nam mówcę! Jest bardzo ważne, aby przypominać uczestnikom o wyłączaniu nie używanych w danej chwili mikrofonów, w innym przypadku zdarza się nawet całkowite zagłuszenie mówcy.

Informować o zmianach!

Konferencja dla kilkudziesięciu, czy kilkuset uczestników to w pewnym sensie „żywy organizm”, zdarzają się sytuacje nieprzewidziane, trzeba w ostatniej chwili zmienić program, przesunąć prezentacje, oczekiwanego mówcę zastępuje ktoś inny – o tego typu zmianach należy również informować tłumaczy na bieżąco. W trakcie pracy korzystają oni ze swoich przygotowanych wcześniej notatek dotyczących poszczególnych prezentacji, które ułożone mają chronologicznie w kolejności występowania mówców. Nagłe pojawienie się przed mikrofonem osoby przewidzianej początkowo do wystąpienia o innej godzinie powoduje chaos w kabinach, gdyż tłumacze nerwowo wertują swoją notatki. Sposobem na uniknięcie tego typu sytuacji jest każdorazowe informowanie o zmianie harmonogramu. Dobrą praktyką jest przekazywanie do kabin wydrukowanego aktualnego harmonogramu po zmianach w przerwie pomiędzy poszczególnymi sesjami.

Po konferencji

Po zakończeniu każdego projektu, a szczególnie tak dużego jak organizacja międzynarodowej konferencji czy szkolenia, dokonuje się zwykle podsumowania i wyciąga wnioski na przyszłość. Uczestnicy wypełniają ankiety ewaluacyjne, warto uwzględnić w nich również odbiór tłumaczenia, a wyniki przekazać tłumaczom. Dzieje się tak niestety rzadko, a szkoda, gdyż wiedza co poszło dobrze, a co źle, umożliwia stałe doskonalenie się. Uczestników warto zapytać o to, czy tłumaczenie przebiegało płynnie i czy wszystko było zrozumiałe oraz czy zastosowany tryb tłumaczenia (symultaniczny, konsekutywny, szeptany) był dla nich wystarczająco komfortowy.

Zapisz